1. Powerpoint als Schutzwall
Es steckt schon im Wort "Präsentation": Die Idee dabei ist es, etwas zu präsentieren. Und immer präsentiert der Vortragende dabei auch sich selbst. Ungeübte Redner neigen aber dazu, ihre Präsentation als Schutzschild zu verwenden und sich regelrecht dahinter zu verstecken. Oft wird dann noch – bewusst – der Raum verdunkelt. Klar, dass man sich so nicht präsentieren sollte.
2. Präsentationen wollen präsentiert werden – nicht vorgelesen
Für jeden ungeübten Redner mag es zunächst einfacher wirken, sich an der Powerpoint-Vorlage festzuhalten. Manch einer übertreibt es dann aber und liest die Inhalte, die dann auch oft sehr ausführlich ausformuliert auf den PP-Folien stehen, einfach ab. Tatsächlich macht man sich damit das Leben aber nur schwerer. Denn zum Einen wird man damit das Publikum viel schwerer für sich vereinnahmen können, zum anderen wird dadurch der Vortrag in aller Regel länger, als er sein müsste. Viel besser und natürlicher wird es, bedient man sich einer lockeren freien Rede. Die Powerpoint-Folien sollten dann nur als Stichpunktgeber und Leitfaden für den Vortrag dienen.
3. Überschriften
Die Überschriften Ihrer Kapitel und einzelnen Folien sollten den Namen verdienen. Sie sollten das Kapitel überschreiben. Eine Kapitelüberschrift muss, wie eine Schlagzeile in der Zeitung, Interesse wecken und zum Thema hinführen. Wenn Sie also Ihr Publikum fesseln wollen, sollten Sie langweilige Überschriften wie „technische Umsetzung" oder „Maßnahmenkatalog" vermeiden.
4. Überladene Bilder-Mixe
Fünf Photos auf einer Folie, ein paar Clip-Arts dazu und im schlimmsten Fall noch ein gezeichneter Cartoon... Zu viele Stile und / oder grafische Inhalte überfordern das Publikum und verwässern die eigentliche Botschaft. Wenige große Bilder – durchgehend in gleicher oder ähnlicher Ästhetik sollten also Ihre Präsentation bestimmen.
5. Schlussfloskel einbauen
Eine Schlussfloskel, wie „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!“, verzeiht man einem Schüler in der Powerpoint-Präsentation seines ersten Referates. Ein erwachsener Mensch im Berufsleben sollte Derartiges vermeiden.
Ein Dank ist eine persönliche Botschaft die vom Vortragenden während der Präsentation auch durchaus vermittelt werden darf. Das aber vorher hinzuschreiben signalisiert: "Im Grunde ist mir egal, wie sich der Vortrag während der Präsentation entwickelt." Wenn nämlich zum Beispiel das Publikum während des Vortrages unaufmerksam ist, wäre der Dank nicht angebracht. Besser einen einprägsamen Slogan am Ende, der das Thema abrundet – oder das Firmenlogo mit ausführlichen Kontaktdaten und einem QR-Code zur Website. Während Ihren abschließenden Worten und ggf. einer Fragenrunde bleibt diese Folie dann am Ende sichtbar.
6. Nach dem Vortrag flüchten
Die Flucht von der Bühne oder gar von der Veranstaltung ist bei Powerpoint-Rednern weit verbreitet. Ein schneller Abgang drückt nur die Unsicherheit des Referenten aus. Er will keine Fragen beantworten und steht dem Auditorium nicht mehr zu Verfügung. Es entsteht der Eindruck, dass man gar nicht vortragen wollte. Stellen Sie sich abschließend den Fragen aus dem Publikum – ob im persönlichen Gespräch oder direkt im Anschluss an Ihren Vortrag in einer Fragenrunde. Im Idealfall bieten Sie sogar beides an.
7. Nicht individualisierte Vorträge mit zu vielen Folien
Redner, die einen Vortrag häufiger halten, neigen dazu, bei begrenzter Redezeit, die gleiche Powerpoint-Präsentation zu verwenden, die sie auch bei längeren Vortragszeiten verwenden. Dann werden Folien übersprungen – mit dem Hinweiß, dass das jetzt alles nicht zur Sache tut und die Zuhörer das jetzt eigentlich nicht sehen dürften. Dieses Verhalten wirkt nicht nur lustlos und unvorbereitet, es signalisiert auch, dass Sie Ihr Wissen nicht in der Gänze mit dem Publikum zu teilen bereit sind.
8. Technische Unsicherheit
Wer Technik nutzt, um einen Vortrag zu halten, sollte diese auch beherrschen. Wer seine Präsentation technisch nicht im Griff hat, hat verloren. Statt bei Rückfragen zu vorherigen Folien einfach die Foliennummer einzugeben und mit „Enter“ direkt dorthin zu springen, beendet der Technikmuffel den Präsentation-Modus, blättert zeitraubend zur gesuchten Folie zurück, um dann wieder umständlich die Show zu starten.
Noch schlimmer: Durch technische Probleme, die man vorher hätte bereits abstellen können (bspw. Kompatibilität Beamer / Laptop) entstehen Wartezeiten für das Publikum. Testen Sie Ihr Equipment vorher! Besonders, wer nur mit Stick anreist, tut gut daran, vor dem Vortrag zu testen, ob die Präsentation auf dem Rechner läuft, ob Schriften, Kontraste und das Format stimmen. Denn langatmige Fehlersuchen will niemand im Publikum sehen – und Ausreden und Entschuldigungen wegen inkompatibler Technik niemand hören.
9. Hilfsmittel ungenutzt lassen
Wer Hilfsmittel ungenutzt lässt, macht nicht nur sich selbst das Leben schwerer; er akzeptiert damit oft auch einen Qualitätsverlust für den Vortrag. Aktuelle Powerpoint-Software und Präsentations-Software anderer Anbieter ist normalerweise in der Lage, verschiedene Ansichten darzustellen.. Wer differenziert, kann besser steuern. Während das Publikum nur die aktuelle Folie sieht, bietet sich dem Referenten auf seinem Bildschirm am Rednerpult bereits auch die Anzeige der nächsten Folien oder (wenn vorbereitet) zusätzlicher Notizen. So bleiben Sie jederzeit Herr der Lage und sind dem Publikum immer einen Schritt voraus.
10. Lang, länger, gähn...
Gleich, ob Sie ein vorgegebenes Zeitfenster für Ihre Präsentation haben oder ob die Redezeit nicht festgelegt ist. Sie sollten die Präsentation zwar so lange wie nötig, aber auch so kurz wie möglich halten. Langatmige Folienfilme sorgen nur dafür, dass am Ende niemand mehr wirklich zuhört. Bereiten Sie Ihr Thema so kompakt auf, wie es das Thema Ihres Vortrages zulässt. Vermeiden Sie Überlängen. Sollte sich der Vortrag länger als eine Stunde hinziehen, sollten Sie eine oder mehrere Pausen einplanen. Das Publikum wird es Ihnen danken.
Eine Powerpoint-Präsentation ist sicherlich kein Hexenwerk. Aber es bedarf einiger Regeln, an die man sich halten sollte. Wenn Sie die oben genannten Fehler vermeiden, sind Sie bereits auf einem sehr guten Weg zu einer gelungenen Powerpoint-Präsentation.
